Contabilità

Contabilità
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Prima Nota / Scadenziario

 
1. Prima Nota / Scadenziario
 
 
  • Movimenti di contabilità: Prima Nota generata in automatico durante l'emissione di Fatture di Vendita, Registrazione dei Documenti di Acquisto, dallo scadenziario Clienti, durante la Registrazione degli Incassi, dallo Scadenziario Fornitori e durante la Registrazione dei pagamenti a Fornitori. Altri pagamenti come Giroconti o non di contabilità generale, possono essere aggiunti manualmente.
 
  • Scadenziario Clienti: Procedura che visualizza le scadenze dei clienti generate dalle fatture. Inoltre si registreranno gli incassi delle scadenze non ancora saldate. E' possibile inoltre stampare, esportare in Excel lo scadenziario anche dopo aver applicato i Filtri.
 
  • Scadenziario Fornitori: Stessa procedura della precedente ma per i Fornitori.
 
  • Lettere di Sollecito: Gestione di lettere personalizzate per le scadenze scadute e non pagate  dopo TOT. giorni.
 
  • Stampe contabilità IVA: Stampa il Registro Acquisti/Vendite e il Prospetto di liquidazione IVA.
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Contabilità Generale

 
sezione abilitata solo in presenza del modulo aggiuntivo "Gestione Contabilità Generale"
 
2. Contabilità Generale
 
 
1.     INSTALLAZIONE
Eseguendo il setup per l’installazione verrà richiesto il percorso di installazione, dovrà essere scelto lo stesso percorso in cui è installato GAT (verrà proposto in automatico), confermando si avvierà l’installazione, se nel percorso non esiste GAT verrà dato un avvertimento.
 
 
Aprire quindi il software GAT, se la licenza di contabilità è stata acquistata successivamente a GAT è necessario aggiornare la licenza, cliccando su “riscarica licenza” come mostrato nella figura seguente:
 
Nota: non utilizzare questa procedura se non da noi indicato, potrebbe azzerare la licenza d’uso già esistente.
 
2.     AVVIO DELLA CONTABILITA’
Dopo l’installazione del setup di Contabilità, entrare in GAT e cliccare sull’icona “Vai alla contabilità” come mostrato in figura:
Se l’installazione è andata a buon fine, e se la licenza è stata aggiornata con il modulo di contabilità si aprirà il software di contabilità. Se il software non si apre senza dare nessun messaggio è necessario installare il Runtime Access 2007 scaricandolo dal seguente sito: http://www.microsoft.com/downloads/it-it/details.aspx?FamilyID=d9ae78d9-9dc6-4b38-9fa6-2c745a175aed
 
La prima volta che si accede al software di contabilità è necessario selezionare l’azienda di lavoro, per fare questo cliccate sul pulsante evidenziato, quindi sfogliate le cartelle per trovare la cartella di installazione di GAT (default c:\programmi\gatgen oppure sul disco del server condiviso se l’installazione è in rete) a questo punto dalla cartella “..\Gatgen\Contabilità\basedati” selezionate il file “aziendagat.mdb” e confermate.
 
 
Se la selezione è avvenuta correttamente dovrà apparire la vostra ragione sociale selezionata in fondo come mostrato nella seguente figura:
 
A questo punto potete chiudere il software di Contabilità e tornare in GAT per trasferire le fatture di vendita (o di acquisto).
 
3.     TRASFERIMENTO FATTURE
Le fatture in GAT, sia di vendita che di acquisto possono essere trasferite tutte in una volta al programma di contabilità. Successivamente periodicamente la procedura dovrà essere ripetuta, le fatture già trasferite vengono marcate come tali. Se si varia una fattura dopo il trasferimento, essa viene riproposta per un nuovo trasferimento, quindi aggiornerà la fattura relativa in contabilità
 
Ad esempio per trasferire  le fatture di vendita, dalla finestra che apparirà cliccate su “Estrai”
 
 
Verranno quindi visualizzate tutte le fatture presenti in GAT non ancora trasferite in Contabilità. Potete, se volete applicare dei filtri sulla lista (il filtro si può impostare come qualsiasi altra lista) ed cliccate su “Trasferisci in contabilità” per la contabilizzazione vera e propria.
La stessa procedura può essere fatta per le fatture di acquisto, anche se si consiglia di registrare le fatture di acquisto non di merce direttamente dal software di Contabilità poiché più dettagliato e con maggiori gestioni (ad esempio: ritenute d’acconto, fatture intra, ecc..)
 
4.     CONFIGURAZIONE CONTI E CONTROPARTITE IN GAT
Il trasferimento delle fatture può avvenire senza particolari manovre, in questo caso verranno assegnate alle fatture le contropartite standard: “ricven” per le vendite e “matpri” per gli acquisti.
Per cambiare i conti ed eventualmente il centro di costo di default, prima del trasferimento, aprite dal menu file->parametri generali e selezionate i conti voluti, come mostrato in figura:
 
Note: Per aggiungere un nuovo conto o un nuovo centro di costo, aprite il programma di contabilità ed aggiungetelo dal menu archivi conti o centro costo.
 
Sarà possibile in seguito, fattura per fattura, cambiare la contropartita ed il centro di costo di default, come mostrato in figura:
 
 
Per impostare delle contropartite diverse per la stessa fattura, è necessario indicare la contropartita nell’archivio articoli. Ad esempio se normalmente la contrapartita per le vendite è “ricven” però capita che nella fattura di vendita assieme agli articoli ci sono dei servizi inclusi come la manodopera è possibile impostare”ricser” nell’articolo “ORE” utilizzato nella fattura. In questo caso verranno contabilizzate le fatture con righi diversi per contropartita.
 
 
5.     CONFIGURAZIONE CONTI E MODALITA’ DI PAGAMENTO
Per gestire le scadenze in modo preciso nel programma di contabilità  è bene modificare tutti i tipi di pagamento già esistenti in GAT assegnando il conto,  la modalità del pagamento e il conto previsto per l’incasso del programma di Contabilità.
Nota: se opta di gestire le scadenze e gli incassi da GAT tramite le procedure “scadenzario clienti e fornitori” non è necessaria tale configurazione. In questo caso nel programma di contabilità verrà gestita solo la contabilità a livello di conti clienti/fornitori e non di partite.
Dal menu Archivi scegliere “Tipologie di pagamento” come mostrato in figura:
 
 
E completare la sezione dedicata all’aggancio con la contabilità specificando il tipo scadenza, la modalità di pagamento ed il conto previsto per la banca. Se necessario aggiungere qualche voce, aprite il programma di contabilità e aggiungetela, quindi ritornando in questa scheda verranno aggiornate la liste corrispondenti.
 
 
6.     CONFIGURAZIONE CONTI CLIENTI/FORNITORI
Durante il trasferimento delle fatture, verranno caricati in automatico i clienti e i fornitori non esistenti in contabilità, in questo caso verrà assegnato un conto di tipo C<id cliente in gat> (esempio C00001), se invece già esiste il cliente in contabilità (la ricerca viene fatta tramite Partita Iva) verrà letto il codice del conto ed assegnato al Cliente in GAT. Per assegnare un nuovo codice conto (non calcolato in automatico) ai clienti o fornitori, oppure per agganciare il cliente manualmente ad un conto già esistente, aprire la Gestione Utenti o Archivi fornitori e cambiare il conto (oppure inserire un nuovo nome anche se non presente nella lista) come mostrato in figura:
 
 
7.     TRASFERIMENTO CLIENTI E FORNITORI
Il trasferimento dei clienti e fornitori normalmente non è necessario poiché vengono caricati in automatico durante il trasferimento delle fatture se non già presenti. Ma potrebbe essere utile, ad esempio, si decida di registrare le fatture di acquisto direttamente in contabilità e non in GAT, in questo caso se già i fornitori sono stati caricati in GAT tramite la procedura di trasferimento avremo già in contabilità tutti i nostri fornitori precaricati.
 
8.     COME USARE IL PROGRAMMA DI CONTABILITA’
Per il funzionamento del software di contabilità si rimanda ai video corsi richiamabili dall’apposito pulsante evidenziato nella figura seguente:
 
 
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CBI: Home Banking

 
3. CBI: Home Banking
 
Gestione dei Flussi telematici. Emissioni Ri.Ba., RID e pagamenti Bonifici Bancari.
Di seguito le varie fasi per la preparazine dei flussi e per l'automatizzazione degli Incassi/Pagamenti e le stampe della Distinta.
 
 
EMISSIONE FLUSSI (RI.BA. R.I.D. e BONIFICI)
 
Per le emissioni dei flussi elettronici per Ri.Ba. (Ricevute Bancarie), R.I.D. (Rapporti Interbancari Diretti) e Pagamento Bonifici.
 
 
Scegliere dal sottomenu “Home Banking” il tipo di flusso che occorre visualizzare.
 
 
Prenderemo da ora in poi come esempio l’emissione dei Ri.Ba. sottolineando dove occorre le differenze tra i flussi.
Dopo aver selezionato la voce “Emetti Ri.Ba.” si aprirà la finestra di gestione delle scadenze di tipo Ri.Ba. con i relativi filtri di visualizzazione già preimpostati.
 
 
Le Scadenze visualizzate saranno quelle di tipo Ri.Ba. (tramite il filtro “Tipo scadenza”) con scadenza fino alla fine del mese in corso (tramite il filtro temporale),  che avranno un saldo diverso da 0 (tramite il filtro “Saldo”) e  non ancora Archiviate (tramite il filtro “Visualizza Archiviate”).
Questa impostazione ci permette di visualizzare fin da subito le scadenze per cui dobbiamo generare il flusso elettronico da inviare alla Nostra Banca per la richiesta d’incasso nel caso delle Ri.Ba. o R.I.D. oppure per le disposizioni di pagamento nel caso dei Bonifici.
Per effettuare il file da consegnare alla Banca clicchiamo su pulsante “Emetti Ri.Ba.” e poi sulla voce “File per Home Banking”.
 
 
Ci verranno richiesti i dati necessari per la creazione del flusso bancario.
 
 
Possiamo quindi selezionare dalla lista il nostro Conto Bancario di appoggio (la lista proviene dalla gestione dei nostri Conti Cassa-Banca).
I dati successivi vengono automaticamente riempiti.
In automatico, dopo la generazione del flusso le scadenze vengono segnate come Archiviate in modo tale da non riproporle alla successiva interrogazione. Sono sempre visibili agendo sul filtro “Visualizza Archiviate”.
Questi dati vengono riproposti in automatico alla successiva richiesta di generazione del flusso.
 
Non ci resta che premere il pulsante .
 
La procedura effettuerà i controlli formali di tutti i dati obbligatori per la generazione corretta del flusso Bancario e solo in assenza di tali errori procederà a generare il file.
 
 
In presenza di errori formali, apparirà un log che descriverà l’errore e su quale documento  è occorso.
 
 
In assenza di errori la procedura provvederà quindi a generare il file nella sottocartella “flussi” della cartella di installazione del programma.
 
 
Il file che viene generato è univoco per Banca d’appoggio e data di emissione in base alle seguente composizione: 
XXXNN-YYYYY-GGMMAA.txt
 
XXX               Sigla di 3 caratteri che distinguono il tipo di Flusso: RIB per Ri.Ba., RID per R.I.D. e BON per bonifici.
NN                codice univoco della ditta
YYYYY           codice ABI della Banca di Appoggio
AAMMGG      anno, mese e giorno della data di emissione del flusso.
 
Le scadenze appena elaborate possono essere marcate come archiviate e inviate riportando nell’opportuno campo “Archiviate il” la data di generazione del flusso se confermiamo la seguente richiesta:
 
 
Rispondendo in modo affermativo alla successiva domanda:
 
 
possiamo visualizzare il file così come viene generato.
 
 
 
STAMPA DISTINTA (RI.BA. R.I.D. e BONIFICI)
 
Creato il flusso elettronico possiamo andare a stampare la distinta.
Dalla gestione dei filtri selezioniamo il flusso per cui dobbiamo stampare la distinta.
 
 
andiamo sempre tramite il pulsante “Emetti Ri.Ba.” e poi sulla voce “Stampa Distinta”.
 
 
La procedura ci proporrà come per la generazione del “File per Home-banking” l’inserimento dei dati necessari.
 
 
Premiamo il pulsante .
Di seguito un esempio di stampa della distinta.
 
 
 
ELIMINAZIONE FLUSSI (RI.BA. R.I.D. e BONIFICI).
 
Per l’eliminazione di un flusso generato per errore, occorre selezionare il flusso da eliminare e premere sul pulsante
Rispondendo “OK” alla richiesta di conferma le scadenze vengono annullate come “Archiviate” e “Inviate” e pronte per essere rinviate.
 
 
 
INCASSO/PAGAMENTO  MULTIPLO (RI.BA., R.I.D., BONIFICI).
 
Selezionate le nostre scadenze per cui dobbiamo effettuare un Incasso o un Pagamento, attraverso l’uso dei filtri, premere il pulsante “Incasso Multiplo …” (nel caso dei Ri.Ba. o R.I.D.)  o “Pagamento Multiplo” (nel caso dei Bonifici).
 
 
Compiliamo i dati mancanti andando a modificare se occorre la data di Incasso/Pagamento con l’opportunità di forzarla uguale alla data di scadenza (spuntando la voce relativa), Il conto di appoggio, e premiamo il tasto “Continua”.
 
 
Nel caso siete in possesso anche del “modulo di Contabilità generale e fiscale” la maschera con i dati richiesti risulterà leggermente diversa.
Il conto da utilizzare per l’Incasso/Pagamento proviene dal modulo di contabilità, occorre anche inserire la Modalità di pagamento, inoltre è presente un campo in più per una eventuale “annotazione di Uso Interno”.
 
 
Sempre in caso di “modulo di contabilità Generale e Fiscale” installato la procedura effettuerà il controllo di avvenuta registrazione Contabile.
La funzionalità è presente anche nella gestione dello Scadenziario Clienti e Fornitori.
 
Ecco come appariranno le scadenze pagate:
 
 
ARCHIVIAZIONE (RI.BA., R.I.D., BONIFICI).
 
Oltre all’archiviazione automatica effettuata dalla procedura in fase di emissione dei Flussi e previa risposta affermativa alla conferma di archiviazione, possiamo in qualunque momento “Archiviare” una scadenza (selezionandola precedentemente) premendo il pulsante “Archivia”.
 
 
Se la Scadenza era già stata archiviata la procedura vi permette di eliminare l’archiviazione e viceversa.
La funzionalità è presente anche nella gestione dello Scadenziario Clienti e Fornitori.