RCSOFT - GAT software per la manutenzione degli impianti termici

Tutte le caratteristiche di GAT con la possibilità di gestire e stampare gli Allegati G e F, i libretti di impianto e di centrale obbligatori per la manutenzione delle caldaie

è il nucleo principale del programma che permette di gestire i propri clienti e gli apparecchi da essi posseduti per i quali si effettuano le manutenzioni e gli interventi. Inoltre nella lista di ricerca dei clienti vi è la possibilità di consultare "tutti" gli archivi ad essi collegati (storico) esse siano chiamate, interventi, contratti, preventivi e cronologie. Quest'ultime contengono una coda di note compilata dagli operatori, con le quali si possono consultare le attività effettuate sul cliente (ad. esempio: "chiamato il cliente per sollecito", "il tecnico è andato ma deve ritornare"), tutto ciò, per non perdere nessuna informazione sul cliente stesso.

Per classificare in maniera precisa e univoca gli apparecchi posseduti dal clienti secondo i livelli: Marca-Tipo-Modello-Matricola inoltre è possibile anche aggiungere dei codici propri numerici in "Rif. Vs. Codici", altre note o codici alfanumerici, il fornitore da cui si è acquistato, l'installatore, e la data di scadenza della garanzia. Inoltre è possibile visualizzare/nascondere un ulteriore parte dedicata ai contatori dell'apparecchio se se ne vuole tenere conto (ad. esempio n.copie delle stampante, ore lavorate di un determinato apparecchio, ecc.)

E rivolto specificamente per la manutenzione degli impianti termici e caldaieper rispettare a pieno la normativa con l’archiviazione e stampa degli allegati F e G e dei libretti di impianto e di centrale.

tramite questa procedura sarà possibile inserire le chiamate o richieste dei clienti e dare gli appuntamenti (come ad es: interventi a domicilio, riparazione in laboratorio). La procedura tramite una serie di "check-box" e tramite il campo "stato" è configurabile in base al settore in cui si esercita. Inoltre è possibile all'atto del caricamento della chiamata propone in automatico la data e l'ora dell'appuntamento in funzione dei tecnici disponibili, degli orari di lavoro, dei tempi di percorrenza per raggiungere l'utente, sia dalla sede che da un precedente appuntamento, ed al tempo di intervento secondo tipologia.

che attinge all'archivio chiamate, visualizza in forma grafica, e quindi immediata, gli appuntamenti da effettuare, da pianificare o già effettuati. Inoltre è possibile suddividere l'agenda globale in tante agende (una per tecnico). Inoltre, si potranno pianificare gli appuntamenti semplicemente trascinando le caselle che indicano gli appuntamenti. Infine per ogni appuntamento è possibile consultare la scheda completa della chiamata, dell'intervento e del cliente.

per la fase di intervento GAT stampa: "Rapporto di controllo" e "Ordine di lavoro distinto per tecnico e per giorno". A fine giornata, vengono inseriti i dati dell'intervento scaricando in automatico dal magazzino i ricambi utilizzati e generando le scadenze di pagamento dell'utente.

per registrare i contratti di assistenza e manutenzione ordinaria dei clienti. In ogni momento sarà possibile quindi sapere la data di scadenza del contratto. Inoltre con le apposite stampe si avranno gli elenchi dei clienti con contratti da rinnovare in un determinato mese dell'anno. Infine con l'apposito pulsante "rinnovo" si avrà il prolungamento automatico con un solo click.
Inoltre è possibile impostare la fatturazione automatica dei contratti anche con scadenze periodiche (ad esempio mensili/bimestrali/..)

per stilare dei preventivi di spesa prima di effettuare l'intervento. Il preventivo potrà essere effettuato su una chiamata specificata, per la quale verrà variato lo stato in "preventivo effettuato". Infine con due pulsanti si potrà specificare l'accettazione o il rifiuto del preventivo, nel primo caso verrà variato lo stato della chiamata in "preventivo accettato" per cui sarà possibile procedere con l'intervento nel quale verrà ricopiato il preventivo effettuato oppure se bisogna ordinare della merce si potrà convertire in ordine.

per archiviare gli ordini clienti ed in ogni momento conoscere lo stato di avanzamento anche dalla chiamata stessa (ad. esempio ordine caricato, merce ordinata al fornitore, merce arrivata). Gli ordini clienti possono essere caricati manualmente con scelta dell'eventuale chiamata oppure in automatico dal preventivo. Con la procedura automatica di generazione ordini fornitori, verranno elaborati gli ordini dei clienti quindi generati gli ordini cumulativi per i fornitori. In tutti questi passaggi viene sempre aggiornato lo stato in cui si trova ogni ordine.

per l'emissione di documenti di vendita come fattura, fattura accompagnatoria, bolla accompagnatoria e vendita al banco anche tramite lettore di codici a barre. La vendita con i documenti genera i movimenti di scarico di magazzino decrementando l'esistenza ed nel caso di fattura genera le scadenze per i clienti. Alla stessa maniera è possibile caricare i documenti dei fornitori. E' possibile gestire tutti le situazioni come bollettazione e fatturazione differita, fatturazione interventi, fatturazione da preventivi o da ordini, ecc.

tramite questa procedura si potranno gestire le scadenze dei clienti e dei fornitori generati dai documenti. Le scadenze, quindi, potranno essere incassate o pagate con una semplice procedura dove si potranno conoscere ad esempio le scadenze di un determinato periodo per un determinato cliente o fornitore. Inoltre sia la gestione documenti che la gestione incassi/pagamenti genereranno una prima nota alla quale si potranno integrare anche altri movimenti. La stampa della prima nota contenente le fatture emesse e ricevute, gli incassi e i pagamenti effettuati, potrà servire al vostro commercialista.

è un modulo aggiuntivo che permette di modificare tutte le stampe presenti in GAT.

Le liste sono resenti in ogni archivio, con le quali è possibile: ricercare per ogni colonna della lista il testo da ricercare, filtrare o ordinare. I filtri possono essere impostati semplicemente digitando il testo direttamente sulla lista sotto il titolo della colonna. Il testo, potrà specificare l’inizio della parola da ricercare oppure una parola specifica, contenuta in esso. Per gli utenti più esperti, sarà possibile specificare anche una interrogazione tramite SQL, con un wizard guidato. Inoltre: possibilità di nascondere/mostrare le colonne della lista; possibilità di decidere di effettuare dei totali di colonna; possibilità di raggruppamento per una determinata colonna. Ogni modifica della lista effettuata dall’utente potrà essere salvata, successivamente, quindi, tutti gli utenti potranno richiamare le liste salvate ed infine potranno essere anche stampate.

L'utility di backup/restore, sono delle funzionalità tramite le quali è possibile effettuare il salvataggio degli archivi, sia su supporto magnetico, sia da inviare tramite e-mail, sia su uno spazio sicuro in Internet offerto gratuitamente da RCSOFT.

Questa funzione è integrata nei software e serve per mantenere sempre aggiornato in automatico il software.

- Chiamate: Scheda, elenco sintetico e elenco analitico,
Ordini di lavoro per tecnici e per giorni
- Interventi: Scheda, elenco sintetico e elenco analitico.
- Clienti: Scheda, elenco, elenco saldi, elenco per manutenzione ordinaria.
- Preventivi: Modello a scheda.
- Reclami: Modello a scheda.
- Contratti: Modello a scheda, elenco sintetico e analitico dei contratti in scadenza in un determinato periodo.
- Listino Prezzi, Inventario di magazzino.
- Rintraccia apparrecchi.
- Allegato F e G (solo GAT-THERMO).
- Libretto di Impianto e di Centrale (solo GAT-THERMO)

Questa funzionalità, integrata nel software, permetterà di inviare SMS ai vostri clienti o tecnici tramite Internet, le ricariche vengono acquistate direttamente dalla RCSOFT con importo a partire da 0,10 euro a messaggio.
E' possibile, tramite dei parametri impostare l'invio in manuale selezionando il cliente/tecnico ed indicando il testo da inviare (scelto anche da un modello predefinito), sia o in automatico tramite una serie di opzioni disponibili:
1. Durante l'inserimento di una nuova chiamata.
2. Ad ogni cambiamento di stato della chiamata.
3. Durante l'inserimento di un nuovo Intervento eseguito.

Tramite questa funzionalità è possibile l'invio delle e-mail dal programma stesso, tramite la scelta anche di modelli predefiniti dall'Utente. Tutti i messaggi inviati saranno consultabili nello storico del cliente. Inoltre tramite sezione File allegati sarà possibile inviare uno o più file già archiviati (stampati) in precedenza (ad. esempio le fatture)

E' presente la possibilità nel programma, che tutte le stampe effettuate (fatture, foglio lavoro, preventivi) siano archiviati in automatico in pdf e consultabili nel cliente nella sezione file allegati.

Da oggi GAT anche integrato con terminali portatili per gestire lo scarico/carico della merce.

"Esempio di utilizzo": I Tecnici che caricano il furgone con i ricambi e che devono effettuare lo scarico quando si trovano nei clienti, e che al suo rientro, devono sincronizzare in GAT le vendite con il magazzino.